一、術語和定義

    1、數(shù)字化

    用計算機技術將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

    2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化

    采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

    3、數(shù)字圖像

    表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。

    4、黑白二值圖像

    只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

    5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

    以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

    6、分辨率

    單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi）表示。

    7、失真度

    對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

    8、可懂度

    數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

    9、圖像壓縮

    清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

    二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

    1、基本原則

    紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

    2、數(shù)字化對像的確定原則

    應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。

    1）符合國家法律法規(guī)的原則

    紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。

    2）價值性原則

    屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

    3、基本環(huán)節(jié)

    紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

    4、 過程管理

    1）應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

    2 ）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

    三、檔案整理

    在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

    1 目錄數(shù)據(jù)準備

    2 拆除裝訂

    3 區(qū)分掃描件和非掃描件

    4 頁面修整

    5 檔案整理登記

    6 裝訂

    四、檔案掃描

    1、掃描方式

    1）根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等）選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

    2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

    2、掃描色彩模式

    1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

    2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

    3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

    4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

    3 、掃描分辨率

    1）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

    2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi.特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

    3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi.

    4、掃描登登記

    認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

    五、圖像處理

    1 、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

    1）對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應重新進行圖像的處理。

    2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

    3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

    4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調(diào)整。

    5）認真填寫相關表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

    2、糾偏

    對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。

    3、去污

    對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

    4、圖像拼接

    對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

    5、裁邊處理

    采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

    六、圖像存儲

    1、存儲格式

    1）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

    2）提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

    2、圖像文件的命名

    1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

    2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

    七、目錄建庫

    1、數(shù)據(jù)格式選擇

    目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

    2、檔案著錄

    按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

    3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

    采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

    八、數(shù)據(jù)掛接

    1、匯總掛接

    檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

    2、數(shù)據(jù)關聯(lián)

    以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

    3、認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

    九、數(shù)據(jù)驗收

    1、數(shù)據(jù)抽檢

    1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

    2）一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%.

    2、驗收指標

    1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”。

    2）一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。

    合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

    3、驗收審核

    驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。

    4、驗收登記

    認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。

    十、數(shù)據(jù)備份

    1、備份范圍

    經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。

    2、備份方式

    為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

    3、數(shù)據(jù)檢驗

    備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

    4、備份標簽

    數(shù)據(jù)備份后應相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

    5、備份登記

    填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

    十一、數(shù)字化成果管理

    1、應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。

    2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。