社會保險業(yè)務(wù)檔案管理隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展而逐漸變的規(guī)范化,尤其是計算機技術(shù)的發(fā)展,給社會保險業(yè)務(wù)檔案管理帶來了變革,使檔案管理工作實現(xiàn)了無紙化辦公。工作人員通過計算機將企業(yè)員工的檔案信息、基本情況、工作經(jīng)歷、成長經(jīng)歷等一一記載。信息化是社會保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求,實現(xiàn)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化是必須的途徑。隨著辦公自動化、信息化應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展普及，我們的保險檔案管理工作在計算機、打印機、掃描儀、復印機、檔案管理軟件、管理數(shù)據(jù)庫等應(yīng)用技術(shù)方面均取得了長足發(fā)展。

（1）保險檔案的整理、立卷應(yīng)以保證各種文件、單證的系統(tǒng)、完整、真實和保持歷史聯(lián)系為原則。

卷根據(jù)案情性質(zhì)，案情繁簡程度和文件的多寡，可一案一卷或一案數(shù)卷。案卷厚度一般不過二厘米。

（2）承保單證、賠案等均由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人立卷，按期歸檔。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。當年結(jié)案的賠(給)付案卷歸入所屬的業(yè)務(wù)年度，跨年度的賠案歸入結(jié)案時業(yè)務(wù)年度。

（4）保險檔案的卷內(nèi)排列順序

承保單證按照承保工作程序依次排列; 賠案(給)付案卷內(nèi)的排列原則是：有批復的案件，批復放在卷首; 非訴訟案件的結(jié)論、決定等放在卷首;訴訟案件判決性材料放在卷首。卷內(nèi)其它文件的排列順序按照理賠工作程序依次排列。

（5）各類賠(給)付案卷要認真填寫卷內(nèi)目錄和備考表。并逐頁編寫文件所在頁號，卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫齊全，字跡工整。

（6）卷內(nèi)目錄的填寫：

①順序號：按卷內(nèi)實有文件、單證的排列順序填寫;

②文號：按卷內(nèi)文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號填寫;

③責任者：按卷內(nèi)材料形成單位的名稱填寫;有的材料如有幾個“責任者”可只填寫一個主要單位;

④標題：按卷內(nèi)文件材料的標題填寫;

⑤日期：按卷內(nèi)文件材料的形成時間填寫;

⑥文件所在頁號：按卷內(nèi)文件材料所在頁號填寫。若干張單據(jù)粘貼在一張粘貼單上時，每張粘貼單按一頁編號;但粘貼單中附貼幾張單據(jù)，應(yīng)在目錄“備注”欄內(nèi)注明。

⑦備考：填寫卷內(nèi)文件需說明的事項。

（7）案卷裝訂 案卷原則上采用三孔一線的方法裝訂。永久、長期賠案卷內(nèi)需要附貼的單證、照片等應(yīng)粘貼在統(tǒng)一規(guī)格的附紙上，案卷所附單證尺寸大的應(yīng)折疊整齊。在裝訂線外有文件內(nèi)容時。要加寬邊。裝訂前要去除金屬物，使案卷保持結(jié)實、整齊、方便利用。

（8）業(yè)務(wù)賠案卷皮的外形尺寸，按照國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《文書檔案案卷格式》中所訂標準執(zhí)行。卷皮可使用軟卷皮，也可使用硬卷皮使用軟卷皮必須裝盒。

      單證的卷皮封面應(yīng)寫明下列項目：全宗名稱、機構(gòu)名稱、案卷標題、類別、險種、年度、保單起止號、保管期限、檔號。

      卷封面應(yīng)寫明下列項目：全宗名稱、機構(gòu)名稱、案卷標題、類別、險種、出險時間、結(jié)案時間、保管期限、歸檔號、檔號。

（9）保險賠案的分類采用年度——機構(gòu)(險種)。

（10）保險檔案的利用工作既要積極主動，又必須堅持一定的制度和手續(xù)。調(diào)閱保險檔案要填寫調(diào)閱登記簿和利用檔案效果登記簿。

（11）根據(jù)《中國人民保險公司檔案保管期限表》的規(guī)定，確定保險檔案的保存期限。超過保存期限時，應(yīng)由檔案部門會同主管業(yè)務(wù)部門共同進行再次鑒定。確屬失去保存價值的保險檔案要登記造冊，填具保險檔案銷毀清單，經(jīng)檔案部門和業(yè)務(wù)主管部門的領(lǐng)導審核并報公司領(lǐng)導批準后方可銷毀。