隨著我國住房制度改革的深化和房地產(chǎn)市場的發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)已成為我國經(jīng)濟的重要支柱。由此而產(chǎn)生了大量的房產(chǎn)檔案，利用信息化管理手段管理房產(chǎn)檔案，是提高房產(chǎn)管理部門的一個重要途徑。

檔案信息其情報職能的實現(xiàn)，必須加強社會房產(chǎn)的檔案意識，創(chuàng)新改革管理體質(zhì)，進而使房地產(chǎn)檔案信息資源得到充分利用。完善檔案信息化管理，不僅能為政府部門提供房產(chǎn)政策的研究、民事糾紛的解決方法、規(guī)劃發(fā)展策略，又能為社會公眾提供產(chǎn)權(quán)的查詢。如何將房產(chǎn)檔案管理和現(xiàn)代信息處理技術(shù)相結(jié)合，提高房產(chǎn)檔案的利用價值，已成為當(dāng)今社會迫切需要解決的問題。

• 提高房地產(chǎn)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水平，加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識

房地產(chǎn)檔案包括房地產(chǎn)物權(quán)管理、房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)、市場秩序和與房地產(chǎn)相關(guān)的民生保障等。檔案的信息化管理日趨完善，需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)和先進管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)，要達到房地產(chǎn)檔案管理規(guī)范化的要求，檔案管理人員要主動并及時地提高自己的相關(guān)科學(xué)文化知識、檔案學(xué)知識和政治理論知識，熟悉黨和國家過關(guān)房地產(chǎn)工作的一系列方針政策，進而做到依法治理房地產(chǎn)檔案，使房地產(chǎn)檔案得到科學(xué)利用和安全保管。

現(xiàn)有些部門和個人，還沒有真正認識到房地產(chǎn)檔案的價值與利用，碰到情況和問題時，不知道應(yīng)到房地產(chǎn)檔案部門查找檔案這一真憑實據(jù)，以至于工作和生活中造成不可彌補的損失。因此，增強全社會的檔案意識，使每人都能重視檔案，還能利用檔案，提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，使房產(chǎn)檔案管理更上一個新的臺階。

• 完善房地產(chǎn)檔案的信息歸集和查詢，使檔案管理實現(xiàn)信息化和方便化

為了確保房地產(chǎn)信息的全面和準(zhǔn)確，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機的結(jié)合起來，一方面將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)形成文本信息加以保存；另一方面利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料加以處理形成圖像信息方式歸集到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)中進行管理；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。

檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作主要分為檔案的收集和整理。在檔案收集方面，首先要盡可能多方面，多渠道的收集信息，此外在信息的把關(guān)要嚴(yán)格，對于字跡模糊等不規(guī)范檔案應(yīng)退回修改，確保信息收集的規(guī)范性。在檔案整理上，首先要進行信息的篩選，嚴(yán)格把關(guān)，其次要制定管理原則。進行科學(xué)分類。此外，為了方便查找要進行附錄說明。

• 檔案的立卷歸檔:

（1）立卷范圍:公司業(yè)務(wù)活動中的收文及批辦過程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件(定稿、存本、附件);各種會議文件及會議記錄;公司內(nèi)部管理類文件(日常工作中形成的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等);公司內(nèi)部形成的除人事、財務(wù)方面之外的其它請示、報告、批復(fù);公司對外簽訂的經(jīng)濟合同原件 (工程部一份,由財務(wù)部門一份存檔及多余份數(shù)綜合辦公室保存，只有一份原件的,由財務(wù)部門保存,其他報名保存復(fù)印件,并在其上注明原件存放處)；在工作過程中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤及光盤、工 具類書籍；公司領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理外出參觀學(xué)習(xí)等活動帶回的文字、聲像、科技資料。

有關(guān)部門須保留檔案原件時,綜合辦公室應(yīng)保存復(fù)印件,并在復(fù)印件上注明原件存放處。

（2）工程檔案的立卷: 立卷范圍:與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實和長遠保存價值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料; 工程竣工驗收資料等)。

   工程部應(yīng)派專人負責(zé)技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準(zhǔn)確,經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目后由工程部負責(zé)人審查后歸檔。

    工程結(jié)束后,由工程部負責(zé)移交有關(guān)部門存檔。

• 檔案的保管: 

（1）凡公司在各類經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件資料,均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。

（2）凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。

（3）檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。

（4）各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應(yīng)定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。

（5）對破損和變質(zhì)的檔案及時進行復(fù)制和修補。

•  檔案的借閱:

（1）借閱檔案時需填寫《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室。

（2）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后檔案被借出時,檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位置上,放一張代替卡,卡上應(yīng)標(biāo)明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時催還,防止檔案丟失。

（3）秘密檔案的借閱應(yīng)由綜合辦公室主任在借閱登記表中簽字認可;機密檔案由檔案管理有權(quán)部門主管副總簽字認可;絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認可后方可借閱。

（4）保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印,如確實需要時,應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門最高負責(zé)人在借閱登記表中簽字認可。

（5）借閱檔案的部門和個人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進行涂改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為,也不得轉(zhuǎn)借他人使用。

（6）借閱人歸還檔案時必須經(jīng)檔案管理人認真檢查后方可進行銷號。

•  檔案的銷毀:

檔案銷毀由辦公室報請公司主管副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行,并須由公司指派專人進行監(jiān)督。