隨著社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。作為一個(gè)信息的重要來(lái)源，檔案信息已經(jīng)成為我國(guó)企業(yè)信息化工作的一個(gè)重要組成部分及工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)成為許多企業(yè)，也包括我們公司檔案管理人員研究的一個(gè)重要對(duì)象。

企業(yè)信息化建設(shè)不單單是實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，更重要的是實(shí)現(xiàn)紙制檔案的網(wǎng)上全文檢索，因此說(shuō)，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)也應(yīng)該有一個(gè)宏觀的規(guī)劃和目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，采用先進(jìn)科學(xué)的管理方法，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化，為企業(yè)各部門(mén)查閱利用檔案資料提供一個(gè)現(xiàn)代化、高效率的管理平臺(tái)。

• 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的誤區(qū)

在很多人眼里，檔案信息化與檔案信息化建設(shè)往往被誤讀。

（1） 將檔案信息化建設(shè)理解為純粹的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

許多檔案管理人員，對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不深。最典型的錯(cuò)誤理解，是將檔案信息化建設(shè)等同于檔案計(jì)算機(jī)管理，即將實(shí)物檔案的管理模式(卡片檢索、實(shí)物管理)轉(zhuǎn)換成建設(shè)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)。簡(jiǎn)單地認(rèn)為，檔案信息化建設(shè)就是實(shí)物檔案管理模式的計(jì)算機(jī)輔助管理。

（2）將檔案信息化與檔案數(shù)字化混為一談

傳統(tǒng)的實(shí)物檔案無(wú)論是在保管還是在提供利用上，都存在著非常大的局限性。檔案數(shù)字化可以解決這方面的問(wèn)題，一是解決網(wǎng)上瀏覽的問(wèn)題，二是解決多人同時(shí)利用同一份檔案的沖突。相對(duì)于社會(huì)公共檔案部門(mén)以及機(jī)關(guān)檔案來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力比較強(qiáng)。因此，很多企業(yè)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行得比較早，主要工作是將檔案實(shí)物進(jìn)行數(shù)字化處理，變成存貯在計(jì)算機(jī)上可傳輸、方便提供利用的電子矢量文件。

但是正因?yàn)檫@一點(diǎn)，很多人、很多企業(yè)就將檔案信息化簡(jiǎn)單地理解為檔案數(shù)字化工作。把檔案信息化建設(shè)局限在原有實(shí)物檔案數(shù)字化以及新接收的檔案對(duì)應(yīng)的電子文件收集上。思想認(rèn)識(shí)還處在檔案信息化建設(shè)的初級(jí)階段，沒(méi)有從根本上實(shí)現(xiàn)從檔案實(shí)物管理及檔案信息管理，到電子檔案管理及檔案知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。

• 檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)

根據(jù)近幾年檔案信息化發(fā)展的形勢(shì)來(lái)看，檔案管理已經(jīng)擺脫了實(shí)物手工管理。絕大多數(shù)的企業(yè)，都通過(guò)各種各樣的檔案管理系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)輔助管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)管理。很多信息化工作進(jìn)行得比較早的企業(yè)，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案資源的數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，有很多單位甚至實(shí)現(xiàn)了接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用的一體化。

各企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)整體信息化以及檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，來(lái)確定本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展階段目標(biāo)，按低到高分為三個(gè)層次：

（1） 短期目標(biāo)

以檔案實(shí)物數(shù)字化為主要內(nèi)容，輔助計(jì)算機(jī)編目為手段，實(shí)現(xiàn)檔案文件的網(wǎng)上瀏覽、提供利用。

（2） 中長(zhǎng)期目標(biāo)

在短期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)流程再造，采用電子簽名、權(quán)限管理等技術(shù)手段，結(jié)合公文辦公系統(tǒng)、設(shè)計(jì)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理。

（3）遠(yuǎn)期目標(biāo)

在中長(zhǎng)期目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過(guò)參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，自動(dòng)收集檔案知識(shí)信息，超越傳統(tǒng)檔案管理的概念，將檔案管理與信息管理、知識(shí)管理結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息知識(shí)管理。

• 公司檔案信息化建設(shè)的原則

（1）以檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用為中心的原則

檔案信息化建設(shè)，包括制度建設(shè)、流程管理、信息資源準(zhǔn)備，特別是各種系統(tǒng)和軟件的開(kāi)發(fā)，要圍繞提供利用來(lái)設(shè)計(jì)、來(lái)開(kāi)展。如果不以方便利用為原則，系統(tǒng)運(yùn)行最流暢，界面做得最好看，信息資源保管得最完善，都會(huì)回到傳統(tǒng)檔案管理重保管、輕利用的老路上去，這樣也違反了檔案信息化建設(shè)的初衷。

當(dāng)然這里說(shuō)的以開(kāi)發(fā)利用為中心的原則，并不是不講安全。作為企業(yè)來(lái)說(shuō)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)始終是重中之重。只要通過(guò)信息資源及人員權(quán)限的分級(jí)，完全可以解決這些問(wèn)題。

（2） 效益最大化原則

企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，首先是看到了檔案信息利用中的潛在效益。因此，檔案信息化建設(shè)，特別在建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)、信息資源的準(zhǔn)備、提供利用方面，哪些系統(tǒng)先上、哪些問(wèn)題要先解決，甚至包括不同信息資源數(shù)字化的先后，都應(yīng)遵循效益最大化的原則。比如系統(tǒng)建設(shè)上，是文書(shū)檔案先上還是科技檔案先上。再比如，科技檔案掃描項(xiàng)目的選擇上，就應(yīng)該選擇不同類型的典型項(xiàng)目或?qū)嵨餀n案提供利用比較頻繁的項(xiàng)目。

（3）標(biāo)準(zhǔn)、編碼先行的原則

檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)工作的一部分，包括職能域的劃分、主題數(shù)據(jù)庫(kù)的確立、統(tǒng)一編碼的協(xié)調(diào)，都需要在公司統(tǒng)一IT規(guī)劃的指導(dǎo)下進(jìn)行。企業(yè)人力資源系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、設(shè)計(jì)管理平臺(tái)、檔案信息化平臺(tái)，都需要統(tǒng)籌規(guī)劃，確認(rèn)工作流程，劃分各自的職能域和主題數(shù)據(jù)庫(kù)。

（4）階段性建設(shè)，逐步實(shí)施的原則。

要實(shí)現(xiàn)科技檔案信息化的目標(biāo)，即使具備了諸多有利條件，但是也不可能在短時(shí)間之內(nèi)實(shí)現(xiàn)，制度改革、流程再造，系統(tǒng)論證、運(yùn)行、評(píng)價(jià)，信息資源準(zhǔn)備，都需要分階段，逐步實(shí)施。

• 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

不同企業(yè)檔案信息化工作起步有早有晚，信息化程度有高有低，信息化建設(shè)內(nèi)容與側(cè)重點(diǎn)也不一樣。

1.檔案的數(shù)字化

很多企業(yè)在長(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中積累下來(lái)了大量的檔案，包括科技檔案、文書(shū)檔案、人事檔案、專利檔案等,這些檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中有著很高的參考價(jià)值?？砂葱б孀畲蠡瓌t，對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行優(yōu)先排序，效益最大的優(yōu)先數(shù)字化。

1) 科技檔案

中冶南方的科技檔案主要是圖紙檔案，主要利用價(jià)值在于它的參考價(jià)值，從這個(gè)利用目的出發(fā)，對(duì)于那些參考價(jià)值大、重復(fù)利用率高的圖紙檔案，進(jìn)行優(yōu)先數(shù)字化處理。

因此優(yōu)先順序可參考為：典型項(xiàng)目圖紙-設(shè)備類圖紙-借閱利用率高的圖紙-其它科技檔案。利用5-8年左右的時(shí)間，完成歷史遺留檔案的掃描工作。

2) 專利檔案

專利檔案目前還不是很多，建議可優(yōu)先實(shí)現(xiàn)，與公司專利管理系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)專利檔案的全部數(shù)字化。

3) 文書(shū)檔案

文書(shū)檔案數(shù)字化優(yōu)先順序參考為：典型項(xiàng)目全部合同-商務(wù)合同-獲獎(jiǎng)證書(shū)文件-其它文書(shū)檔案

4) 人事檔案

人事檔案數(shù)字化優(yōu)先順序可參考時(shí)間年代及利用率來(lái)具體確定：近年的人事檔案-個(gè)人相關(guān)證件-其它

5) 其它檔案

2.知識(shí)庫(kù)的建立與利用

傳統(tǒng)檔案管理只關(guān)注最終實(shí)物檔案，檔案信息化初級(jí)階段重視檔案數(shù)字化，檔案信息化的深入發(fā)展不僅要關(guān)注檔案本身所包含的信息，還應(yīng)該探究這些檔案信息的來(lái)源、產(chǎn)生性質(zhì)、產(chǎn)生過(guò)程，檔案信息之間的聯(lián)系，甚至還應(yīng)該關(guān)注信息的生產(chǎn)者、時(shí)間、地點(diǎn)。不僅要重視檔案本身反映的信息知識(shí)，還應(yīng)該就檔案信息所包含的關(guān)于檔案產(chǎn)生組織、檔案作者的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、歸納、提取。通過(guò)分析、研究、積累以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，形成一個(gè)完善的檔案知識(shí)庫(kù)。

• 電子檔案資料存儲(chǔ)的安全性

檔案的信息化建設(shè)極大的方便了查閱，不僅提高了管理部門(mén)的工作效率和技術(shù)水平而且可以有效的為科技人員提供科研服務(wù)，可以為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供有力的依據(jù)，檔案資料是無(wú)形的資產(chǎn)，檔案信息化管理后，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，把檔案的管理部門(mén)從檔案的保管部門(mén)變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部信息的信息中心，這樣電子檔案資料存儲(chǔ)的安全性就尤為重要了，它也是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，因此企業(yè)的電子檔案?jìng)浞莘桨敢峁?qiáng)有力的可靠保障。

目前，雖然服務(wù)器的容錯(cuò)技術(shù)極大的降低了企業(yè)各種業(yè)務(wù)在各種不可預(yù)料災(zāi)難發(fā)生時(shí)的損失，但是理想的備份系統(tǒng)應(yīng)該是全方位、多層次的管理，系統(tǒng)管理員利用集中式管理工具對(duì)全網(wǎng)的備份策略進(jìn)行統(tǒng)一管理，備份服務(wù)器可以監(jiān)控所有機(jī)器的備份作業(yè)，也可以修改備份策略，瀏覽所有的目錄，所有的數(shù)據(jù)可以備份到同備份服務(wù)器或與應(yīng)用服務(wù)器相連的任何一臺(tái)磁帶庫(kù)內(nèi)，保證數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全可靠。

• 數(shù)據(jù)的原件真實(shí)性

檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全文檢索，是將紙質(zhì)檔案和照片等資料進(jìn)機(jī)，主要通過(guò)掃描儀的掃描和數(shù)碼相機(jī)拍攝將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，同時(shí)采用一些圖形圖像軟件進(jìn)行處理加工，在輸入處理的過(guò)程中要注意保持紙質(zhì)檔案的原貌和文件尺寸的大小，使檔案原件最終以圖形文件的形式保存，以保證原件的真實(shí)、有效性。

• 檔案信息的高效性

利用網(wǎng)頁(yè)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為用戶高效利用電子檔案打下了良好的基礎(chǔ)。檔案查詢網(wǎng)站要使用統(tǒng)一、友好的瀏覽界面和操作方法，方便用戶的瀏覽操作，同時(shí)要采用模糊查詢技術(shù)，為用戶提供多種快速查詢方法，能夠使用戶在較短的時(shí)間內(nèi)找到所需的檔案資料。 檔案管理的信息化，使檔案信息成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供大量的依據(jù)，為科研人員進(jìn)行學(xué)術(shù)研究提供參考，同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了工作效率。

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還，減少了檔案人員的催還檔案的諸多麻煩和不便。

• 檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)除了需要大量的技術(shù)支持以外，關(guān)鍵的問(wèn)題在于要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)要做好檔案信息化建設(shè)工作一是要加大檔案信息化宣傳教育力度，在全公司各級(jí)各類檔案部門(mén)普及檔案信息化知識(shí)。二是在公司檔案系統(tǒng)的檔案人員都要接受計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。三是對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員實(shí)施繼續(xù)教育，把信息化及其相關(guān)知識(shí)作為每年進(jìn)修的內(nèi)容，努力提高全公司檔案工作者的檔案科技意識(shí)和科研水平。四是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)專門(mén)人才的培養(yǎng)，掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化知識(shí)和技能，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供人才支撐和技術(shù)保障。 總之，企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的大方向，只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的信息化，才能和企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，才能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境的需要，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。